Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrator

Parttracker Solution • Sanatel Regional Sumsel

Kembali ke Dashboard
Parttracker Solution

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRATOR

PENGELOLAAN STOK, REGISTRASI MODUL, STATUS PERGERAKAN & HAK AKSES PENGGUNA

Wilayah Cakupan: Sanatel Regional Sumsel

No. Dokumen: SOP-IT-LOG-ADM-001

Edisi / Rev: 02 / Rev. 00

Tgl. Efektif: 21 September 2026

Klasifikasi: Khusus Admin

Informasi Kontrol Dokumen Administrator

Tingkat Otoritas Role Admin (Full Control)
Cakupan Tanggung Jawab Master Data, User Account & Audit Log
Penyusun Dokumen Mdt Solutions
Pengesahan Manager Operasional & Logistik Sanatel Regional Sumsel

1 WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA ADMIN

  1. Tata Kelola Master Data: Berwenang penuh menambahkan modul inventaris baru, mengoreksi data (edit), dan menghapus data unit jika terjadi duplikasi atau pembatalan pengadaan.
  2. Pembaruan Status & Mutasi: Memperbarui kondisi sparepart (*Oke / Rusak / Terpasang / Dikirim ke Lokasi*) serta memperbarui titik lokasi fisik barang secara real-time.
  3. Otorisasi Pengguna: Membuat dan mengelola akun operator (*Role User*) serta mencabut hak akses personel yang sudah tidak aktif bertugas.
  4. Pengawasan Integritas Sistem: Memantau keabsahan sinkronisasi data dengan basis data cloud serta mengawasi rekonsiliasi data inventaris harian.

2 MATRIKS PERBANDINGAN HAK AKSES SISTEM

Fitur & Modul Aplikasi Role Admin Role User Spesifikasi Tindakan Admin
Dashboard Visual & Grafik Analisis 3 grafik Chart.js & metrik persentase ketersediaan.
Koreksi Data (Edit) & Hapus Stok Khusus Admin melalui tombol aksi di tabel stok.
Registrasi Part & Scan Barcode Input manual atau scan kamera SN langsung masuk ke basis data.
Upload Masal via Excel (.xlsx) Khusus Admin: Impor ratusan data unit sekaligus sesuai format rekapan.
Ubah Status & Lokasi Cepat Terkunci Mengubah status/lokasi langsung pada kolom tabel menu Riwayat.
Kelola Pengguna Baru & Hapus Akun Mengatur pembuatan akun User lapangan & Admin cadangan.
Personalisasi Tema Tampilan Mengatur tema gelap dan aksen warna tombol sistem.

3 INSTRUKSI KERJA OPERASIONAL ADMINISTRATOR

Ikuti langkah-langkah kerja standar administrasi berikut:

A1 Prosedur Pendaftaran Modul Baru (Registrasi Part & Barcode)

  1. Buka menu Registrasi Part pada navigasi sebelah kiri.
  2. Jika modul memiliki label barcode/QR code pada fisiknya, klik tombol "Aktifkan Pemindai Barcode", arahkan kamera ke kode, dan Serial Number (SN) akan terisi otomatis disertai bunyi bip.
  3. Lengkapi atribut wajib: Modul (dapat dipilih dari daftar saran otomatis), Tipe, Serial Number, Kondisi Awal, Regional, dan Lokasi Saat Ini (contoh: Gudang Palembang Rak A-01).
  4. Klik tombol "Simpan Data". Sistem akan langsung menyimpan entri ke cloud dengan cap waktu (*timestamp*) dan nama admin yang bertugas.

A2 Prosedur Pembaruan Status Cepat (Quick Update Mutasi)

  1. Saat menerima laporan mutasi barang dari teknisi lapangan, buka menu Riwayat & Status.
  2. Gunakan kotak 🔍 Cari SN... untuk menemukan modul yang dimaksud.
  3. Pada kolom Ubah Status, pilih opsi kondisi baru (contoh: ubah dari Oke / Siap Pasang menjadi Terpasang).
  4. Pada kolom Lokasi, ketik nama site tujuan baru (contoh: Site Betung BTS-03) lalu klik di luar kotak input. Data otomatis tersimpan tanpa perlu tombol konfirmasi tambahan.

A3 Prosedur Koreksi Data (Edit Modal) & Penghapusan Barang

  1. Buka menu Stok Sparepart. Temukan barang yang ingin dikoreksi.
  2. Klik ikon Pensil (Edit) pada kolom paling kanan untuk memunculkan modal koreksi data lengkap. Sesuaikan atribut yang salah lalu klik "Simpan".
  3. Jika barang terbukti data ganda atau rusak permanen yang telah dimusnahkan secara resmi, klik ikon Tong Sampah (Hapus) dan konfirmasi dialog verifikasi keamanan.

A4 Prosedur Pengelolaan Akun Pengguna (Kelola User)

  1. Buka menu Pengaturan System > pilih sub-tab Kelola Pengguna.
  2. Isi formulir pendaftaran: Username unik, Password (minimal 6 karakter), Nama Lengkap, dan tentukan Role:
    • User: Diberikan kepada teknisi/petugas depo (hanya dapat melihat stok, riwayat, dan mengunduh Excel).
    • Admin: Diberikan kepada koordinator logistik (akses modifikasi penuh).
  3. Klik "Tambah Pengguna". Akun akan langsung aktif dan dapat langsung digunakan oleh personel terkait.

A5 Prosedur Impor Masal Data Inventaris via Excel (.xlsx)

  1. Buka menu Rekap & Unduh Excel. Pastikan Anda login sebagai Admin (tombol hijau "Upload Excel (Masal)" akan tampil).
  2. Susun data pada spreadsheet sesuai dengan format kolom hasil unduhan: MODUL | TIPE | SN | KONDISI | REGIONAL | LOKASI SAAT INI | TANGGAL | KETERANGAN
  3. Klik tombol "Upload Excel (Masal)", lalu pilih file berkas spreadsheet Anda (.xlsx atau .xls).
  4. Sistem membaca isi file dan memunculkan dialog konfirmasi jumlah data yang valid. Klik OK untuk mengonfirmasi.
  5. Sistem secara cerdas mendeteksi:
    • Unit dengan SN baru akan langsung ditambahkan ke inventaris.
    • Unit dengan SN yang sudah ada akan diperbarui atribut dan lokasinya tanpa duplikasi ganda.

4 PROTOKOL INTEGRITAS & KEAMANAN DATA

Kewajiban Administrator
  • Wajib melakukan ekspor cadangan (.xlsx) secara berkala setiap akhir pekan.
  • Wajib memvalidasi kebenaran fisik barang sebelum mengubah status menjadi Oke / Siap Pasang.
  • Wajib memastikan akun personel yang dimutasi/berhenti segera dinonaktifkan atau dihapus.
Larangan Keras
  • Dilarang memberikan kredensial Admin kepada petugas operasional lapangan.
  • Dilarang menghapus data entri barang tanpa adanya berita acara resmi.
  • Dilarang membagikan kode konfigurasi database kepada pihak eksternal.